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Rechtssichere DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung mit UP.
Haben Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen auch die E-Mail-Archivierung im Visier? Wenn nicht, kann es leider sehr teuer werden, nehmen die Datenschutzbehörden Sie ins Visier. 1,5 Mio. Euro Strafe musste die Deutsche Wohnen 2019 zahlen, da das bis dato eingesetzte E-Mail-Archivierungssystem keine Löschmöglichkeit persönlicher Mieterdaten vorsah. Diese hätten nach geltender DSGVO nicht länger gespeichert werden dürfen.
Grundsätzlich muss das Archivierungssystem zahlreichen Kriterien entsprechen, um eine datenschutzkonforme revisionssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. E-Mails müssen unverändert archiviert werden, keine E-Mail darf auf dem Weg oder im Archiv verloren gehen und die elektronische Post muss wiederauffindbar sein.
Irrtümer vermeiden – Expertenrat einholen
Grundsätzlich gilt die DSGVO-konforme Archivierungspflicht für jeden – nicht nur für die Big Player am Markt, auch für den kleinsten Mittelständler. Für jeden Kaufmann, jede Handelsgesellschaft und jede juristische Person. Ein weiterer Irrtum ist es, zu glauben, dass lediglich die Rechnungen betroffen sind, E-Mails in ausgedruckter Form ok sind oder das vorliegende backup-System doch die Archivierung gleich mit übernehme. Auch bei der Dauer der Archivierung gibt es einiges zu beachten. So ist für jegliche geschäftliche E-Mail-Kommunikation eine 6-jährige Archivierungsdauer vorgesehen.
Das revisionssichere und datenschutzkonforme Archivsystem muss folgendes gewährleistet:
- E-Mails müssen unverändert archiviert werden
- keine E-Mail darf auf dem Weg oder im Archiv verloren gehen
- E-Mails müssen wiederauffindbar sein und zwar kurzfristig
- E-Mails dürfen nicht während der vorgesehenen Lebenszeit gelöscht werden
- E-Mails müssen genauso wie sie erfasst wurden wieder angezeigt und gedruckt werden können
- durch eine Dokumentation bei Veränderungen in der Organisation und Struktur des Archivs muss die Herstellung des ursprünglichen Zustands möglich sein
- erfolgt eine Migration auf neue Plattformen, muss dies ohne Informationsverluste möglich sein
Lediglich 37 % von über 500 befragten Unternehmen setzen laut Statista die DSGVO größtenteils um. Unklare Vorschriften und unzählige zusätzliche Anforderungen zählen zu den größten Hindernissen. Da aber auch hier der alte Grundsatz „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“ gilt, kann es bei Missachtung zu erheblichen Geldstrafen kommen, die für Unternehmen teilweise in existenzbedrohender Höhe ausfallen kann. Lassen Sie uns die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen gemeinsam angehen – dafür stehen wir Ihnen bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite und halten entsprechende Tools und Tipps bereit.